Datenschutz

Datenschutzerklärung

1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten

1.1. Im Folgenden informieren wir über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, z.B. im Rahmen von Anfragen, Geschäftsbeziehungen und Bewerbungen, sowie wenn Sie unsere Webseite besuchen und unseren Newsletter bestellen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Ihr Name, Ihre E-Mai-Adresse oder Ihre IP-Adresse.

1.2. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die Kleihues + Kleihues Gesellschaft von Architekten mbH, vertreten durch ihre Geschäftsführer Jan Kleihues und Michael Alshut, Helmholtzstraße 42, 10587 Berlin, Tel. 030/3997790, E-Mail-Adresse: mail@kleihues.com.

1.3. Unsere Datenschutzbeauftragte ist Frau Claudia Herscu, Helmholtzstraße 42, 10587 Berlin, Tel. 030/3997790, E-Mail-Adresse: claudia.herscu@kleihues.com.

2. Ihre Rechte

2.1. Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Hinsichtlich des Auskunftsrechts und des Rechts auf Löschung gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Außerdem haben Sie ein

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e (öffentliches Interesse) oder lit. f (Interessenabwägung) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten diese Daten bei Einlegung des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, dem stehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung entgegen, z.B. die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Verarbeiten wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zur Direktwerbung, wenn Sie von ihrem Widerspruch Gebrauch machen.

2.2. Zur Geltendmachung all dieser Rechte können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte oder an unsere Postanschrift (s.o. § 1) wenden.

2.3. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Artikel 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Telefon:       030 13889-0
Telefax:       030 2155050
E-Mail:         mailbox@datenschutz-berlin.de
https://www.datenschutz-berlin.de

3. Kontaktaufnahme und Geschäftsbeziehungen

3.1. Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, z.B. per Email oder Brief, speichern wir die mitgeteilten Daten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihren Namen und Ihre Telefonnummer). Soweit es dabei um die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen geht, ist die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO. Bei sonstigen Anfragen ist die Rechtsgrundlage 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt dann darin, auf Ihr Kontaktaufnahme einzugehen und Ihre Anfrage zu beantworten.

3.2. Für Geschäftsbeziehungen erheben wir üblicherweise folgende Daten, die wir bei uns in der Adressverwaltung verschiedener Softwareprogramme elektronisch speichern:

  • wenn Sie uns als Architekten, Bauleiter oder Techniker beauftragen: Name (ggf. als Ansprechpartner Ihres Unternehmens), Unternehmensname, Position, Anschrift, Telefax, (Mobil-)Telefon, E-Mail, Homepage, Kontodaten;
  • wenn Sie ein Fachplaner, anderer Planungsbeteiligter oder sonstiger Auftragnehmer im Zusammenhang mit einem Bauvorhaben sind: Name (ggf. als Ansprechpartner Ihres Unternehmens), Unternehmensname, Position, Anschrift, (Mobil-)Telefon, Telefax, E-Mail, Homepage;
  • wenn Sie anderweitig als Firma mit uns in geschäftlicher Beziehung stehen: Name, (ggf. als Ansprechpartner Ihres Unternehmens), Unternehmensname, Position, Anschrift, (Mobil-)Telefon, E-Mail, Homepage, Kontodaten.

3.3. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung in Geschäftsbeziehungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO. Die Datenverarbeitung erfolgt, wenn und soweit dies erforderlich ist, zur Anbahnung, Erfüllung und Abwicklung von Verträgen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur vertragsgemäßen Verarbeitung und zur Beantwortung von Anfragen im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung. Weitere Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung ergeben sich aus den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen im Einzelfall.

3.4. Wenn wir mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen als Fachplaner oder sonstigem Auftragnehmer im Rahmen von Bauvorhaben zusammenarbeiten, erfolgt die vertragsgemäße Verarbeitung außerdem, um von Ihnen Angebote zu Planungen für von uns betreute Bauvorhaben einzuholen und mit Ihnen wegen möglicher Beauftragungen in Kontakt zu treten. Soweit wir bereits in einer Geschäftsbeziehung stehen, die eine solche Angebotseinholung und Beauftragung vorsieht, ist Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.  Kontaktieren wir Sie erstmalig ist Rechtsgrundlage entweder unser berechtigtes Interesse an der Einholung von Angeboten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO) oder Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

3.5. Falls Sie uns im Einzelfall eine Einwilligung für weitere Datenverarbeitungen erteilen, ist die Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

3.6. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere in den folgenden Fällen:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, und
  • für Zwecke der Direktwerbung.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unser Unternehmen gegen Beeinträchtigungen und Gefahren zu schützen und seine Ansprüche durchzusetzen. Zudem haben wir ein berechtigtes Interesse, unsere Leistungen optimal zu vermarkten und diese und unser Unternehmen weiterzuentwickeln.

4. Besuch unserer Website

4.1. Bei der informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie uns nicht gesondert Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Dies sind die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO):

  • Browsertyp und -version
  • verwendetes Betriebssystem
  • Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer URL)
  • Webseite, die Sie besuchen
  • Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs
  • Ihre Internet Protokoll (IP)-Adresse.

4.2. Alle Daten, die während Ihres Besuches erhoben und gespeichert werden, werden automatisch gelöscht, sobald der Zweck für die Erhebung erfüllt ist. Die Sitzungs-daten werden demnach so lange gespeichert, bis Sie Ihre Sitzung beenden (durch das Verlassen bzw. Schließen der Website).

4.3. Zur Erhebung und Speicherung dieser Daten bedienen wir uns eines externen Dienstleisters, der unserer Website hostet. Dieser Auftragsdatenverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ist von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, ist an unsere Weisungen gebunden und wird regelmäßig kontrolliert.

5. Cookies

5.1. Wir verwenden auf unserer Website Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die eine Website erzeugt und die Ihr Internet-Browser beim Besuch der Website auf Ihrer Festplatte speichert. Sie können den Einsatz von Cookies jederzeit unterbinden, indem Sie Ihren Internet-Browser so einstellen, dass er keine neuen Cookies akzeptiert oder Sie auf neue Cookies hinweist. Bereits gespeicherte Cookies können Sie ebenfalls in den Einstellungen Ihres Internet-Browsers löschen. Hilfestellungen zur Änderung Ihrer Cookie-Einstellungen erhalten Sie z.B. in der Hilfe-Funktion Ihres Internet-Browsers. Weitere Informationen hierzu sowie zu Cookies allgemein finden Sie z.B. unter http://www.youronlinechoices.com/de/ und http://www.allaboutcookies.org/ge/. Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Nutzung einiger Funktionen unserer Website unmöglich sein kann, wenn Sie keine Cookies akzeptieren.

5.2. Auf unserer Website nutzen wir Cookies, die technisch notwendig sind, um Ihnen die Nutzung unserer Website und der darauf angebotenen Dienste zu ermöglichen (“Session-Cookies”). In diesen Zwecken liegt unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt und nicht für Werbezwecke verwendet. Session Cookies werden nach dem Ende der jeweiligen Browser-Sitzung gelöscht.

6. Newsletter, Bestandskundenwerbung

Wir informieren Sie gern von Zeit zu Zeit per E-Mail über unsere Tätigkeiten oder unsere Angebote. Indem Sie das entsprechende Feld auf unserer Website auswählen, erklären Sie Ihr Einverständnis in die Verarbeitung Ihrer Daten, sodass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ist. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Vornamen und Namen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, z.B. über den Link am Ende einer jeden E-Mail oder durch E-Mail an pr@kleihues.com. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Wenn Sie bereits unsere Leistungen in Anspruch genommen und dem nicht widersprochen haben, schicken wir Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen (unabhängig von Ihrer Anmeldung für den Erhalt des Newsletters) per E-Mail oder Brief Informationen über ähnliche Leistungen, die von uns erbracht werden. Rechtsgrundlage ist § 7 Abs. 3 UWG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), wobei unser berechtigtes Interesse in der Direktwerbung liegt (Erwägungsgrund 47 DSGVO).

Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse und Postanschrift zu Werbezwecken jederzeit ohne zusätzliche Kosten widersprechen, zum Beispiel über den Link am Ende einer jeden E-Mail oder per E-Mail an claudia.herscu@kleihues.com, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

7. Bewerbung

7.1. Wenn Sie sich bei uns für eine Tätigkeit bewerben, verarbeiten wir alle Daten, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung zur Verfügung stellen.

7.2. Die Bewerbungsdaten werden ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsverfahrens erhoben und verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG 2018, soweit die Datenverarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Wenn Sie uns darüber hinaus Daten übermitteln, die für die Bewerbung nicht zwingend erforderlich sind, beruht die Verarbeitung dieser freiwilligen Daten auf Ihrer Einwilligung; Rechtsgrundlage ist dann § 26 Abs. 2 BDSG 2018 bzw. § 26 Abs. 3 BDSG 2018 (sofern im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO betroffen sind).

7.3. In unserem Haus erhalten lediglich diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die für uns die Einstellungsentscheidung vorbereiten (Personalabteilung, im Einzelfall relevante Entscheidungsträger) oder von Gesetzes wegen an der Einstellung beteiligt sind.

7.4. Wir löschen Ihre Daten, sobald ihre Kenntnis nicht mehr für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist, d.h. nach endgültiger Besetzung der Stelle oder anderweitiger Beendigung des Bewerbungsverfahrens, spätestens nach sechs Monaten. Hiervon bestehen folgende Ausnahmen:

  • Für statistische Zwecke werden einige Ihrer Daten anonymisiert, so dass sich ein Personenbezug nicht mehr herstellen lässt. Die anonymen Daten unterliegen damit nicht mehr dem Schutz der DSGVO; wir speichern und nutzen sie für statistische Zwecke und geben sie nicht an Dritte weiter.
  • Schließen wir mit Ihnen nach Durchlauf des Bewerbungsverfahrens ein Arbeitsverhältnis ab, werden die Daten bei uns zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in das Personalverwaltungssystem überführt und dort verarbeitet.

7.5. Mit der Zusendung der Bewerbungs-E-Mail oder des Briefs, der Ihre Bewerbung enthält, erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass wir die von Ihnen an uns zusätzlich zu den zwingend für Ihre Bewerbung erforderlichen Daten übermittelten freiwilligen Daten, insbesondere auch solche im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO, zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeiten und nutzen dürfen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt. Senden Sie dazu bitte eine E-Mail an mail@kleihues.com. Bitte beachten Sie, dass Ihre zusätzlichen freiwilligen Daten auch nach Widerruf Ihrer Einwilligung ggf. bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden, wenn dies zur ordnungsgemäßen Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

8.1. Im Rahmen von Geschäftsbeziehungen müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Welche Daten dies sind, hängt vom Einzelfall ab. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

8.2. Falls weitere Pflichten zur Bereitstellung von Daten bestehen sollten, weisen wir im Einzelfall darauf hin.

9. Weitergabe von Daten an Dritte

9.1. Sofern nicht in den obigen Abschnitten besondere Angaben enthalten sind, gelten die folgenden allgemeinen Informationen.

9.2. Zum Zwecke der Vertragserfüllung kann es nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO erforderlich sein, personenbezogene Daten an Dritte weiterzugeben, z.B. an unsere Projektpartner. Teilweise kann eine Weitergabe auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere zur erfolgreichen Durchführung von Projekten, erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. lit. f. DSGVO. Je nach Einzelfall kann es sein, dass wir Ihre Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben:

  • IT-Dienstleister
  • Logistik-Dienstleister
  • Kreditinstitute für den Einzug von Entgelten
  • Daten der Auftraggeber an Planungsbeteiligte (insbesondere Fachplaner), bauausführende Unternehmen, Behörden oder sonstige Dritte, die an der Planung oder Bauausführung beteiligt sind,
  • Daten von Fachplanern und sonstigen Auftragnehmern in Rahmen von Bauvorhaben an andere Fachplaner und Auftragnehmer für die Kontaktaufnahme zum Zweck der Absprachen zu Projekten,
  • Daten anderer Planungsbeteiligte an Auftraggeber und Firmen,
  • Daten von Ansprechpartnern der Firmen an Auftraggeber.

9.3. Nur nach gesonderter Rücksprache und Ihrer jederzeit widerruflichen Einwilligung (s.o. § 2.4) können wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO die mit Ihnen abgestimmten Daten

  • an die Presse weitergeben, um mit einem Projekt an die Öffentlichkeit zu treten,
  • solche Daten bei Bewerbungen zu Wettbewerben an die Auslober des Wettbewerbs weitergeben.

9.4. Falls eine gesetzliche Verpflichtung für die Weitergabe von Daten an Dritte besteht, geben wir die Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO weiter.

10. Datenübermittlung in Drittländer oder internationale Organisationen

Datenübermittlungen in Drittländer (d.h. Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) finden grundsätzlich nicht statt. Sollte dies im Einzelfall anders sein –z.B. aufgrund von Projekten mit Bezug zu Drittländern – findet die Datenübermittlung statt auf der Basis eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission, auf der Basis von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF), verbindlichen internen Datenschutzvorschriften oder nach Maßgabe der Vorgaben des Art. 49 DSGVO (insbesondere bei Ihrer ausdrücklichen Einwilligung in die Übermittlung, Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder bei Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen, Art. 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

11. Speicherdauer von Daten

11.1. Sofern nicht in den obigen Abschnitten besondere Angaben enthalten sind, gelten die folgenden allgemeinen Informationen.

11.2. Soweit erforderlich, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls für die Dauer unserer Vertragsbeziehung. Dabei ist zu beachten, dass unsere Vertragsbeziehung, je nach Einzelfall, ein Dauerschuldverhältnis sein kann, das auf Jahre angelegt ist.

11.3. Bei Vertragsbeziehungen, aber auch bei sonstigen zivilrechtlichen Ansprüchen, richtet sich die Speicherdauer darüber hinaus auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

11.4. Außerdem unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen 6 Jahre für Korrespondenz im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss und 10 Jahre für Buchungsbelege und Geschäftsbriefe (§§ 238, 257 Abs. 1 und 4 HGB, § 147 Abs. 1 und 3 AO).

12. Keine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juli 2026.